Visa d’affaire pour la Russie: Guide étape par étape

La plupart des gens qui voyagent en Russie le font grâce à un visa touristique, ce qui leur permet de faire un séjour maximum de 30 jours. D’autre part, le visa d’affaires (business visa) permet des séjours plus longs et une plus grande flexibilité. Pour cette raison, les voyageurs qui ont besoin d’un séjour de plus de 30 jours (que ce soit pour du tourisme, les affaires ou pour rendre visite à leur famille ou à des amis) utilisent ce type de visa. Dans cet article, j’explique comment traiter le visa d’affaires russe et comment compiler toute la documentation par voie électronique en 1 heure (y compris la lettre d’invitation d’affaires).

1. Questions préalables

Avant d’expliquer étape par étape comment demander un visa d’affaires, il est nécessaire d’expliquer certaines questions préalables.

1.1. Qu’est ce que le visa d’affaires ?

Le visa d’affaires est un type de visa qui est délivré aux étrangers pour des séjours en Russie à des fins professionnelles. Ce n’est pas un visa de travail, donc il ne permet aucun travail ou que l’on vous propose aucun type de rémunération que ce soit en Russie.

C’est un visa pour développer des activités de nature commerciale ou mener des négociations sur le territoire de la Fédération de Russie.

Il s’agit essentiellement d’un visa pour les travailleurs étrangers qui se rendent régulièrement en Russie pour des raisons professionnelles et qui sont invités par une société russe. Pour cette raison, il permet des séjours de plus de 30 jours (maximum permis par le visa touristique) et plus de flexibilité (puisqu’il peut être pour une, deux ou plusieurs entrées).

1.2. Qui peut demander un visa d’affaires ?

Sur le papier, le visa d’affaires peut être demandé par des étrangers qui ont des affaires en Russie et qui sont invités par une société russe.

Cependant, dans la pratique, c’est un type de visa qui est aussi généralement demandé par des personnes qui n’ont pas d’affaires en Russie mais qui veulent visiter le pays pour une période supérieure à 30 jours (maximum permis par le visa touristique). Divers types de voyageurs existent:

• Les touristes qui visitent le pays pendant plus de 30 jours, soit parce qu’ils font la route transsibérienne, soit parce que leur voyage est plus long que prévu.
• Les étrangers qui visitent le pays moins de 30 jours mais qui ont besoin de faire plus de deux entrées dans le pays, car ils visitent plusieurs pays frontaliers avec la Russie. Rappelez-vous que le visa touristique permet un maximum de deux billets.
• Les étrangers qui ont un partenaire, une petite amie ou des amis en Russie et qui veulent rester plus de 30 jours
• Ou, simplement, les voyageurs qui ont besoin de plus de flexibilité pour voyager à travers la Russie.

Il faut garder à l’esprit que le visa d’affaires ne s’adresse pas essentiellement aux voyageurs mentionnés dans la liste précédente, mais les autorités russes ont toujours été permissives avec cette pratique (peut-être qu’un jour cela changera).

1.3. Quel séjour permet le visa d’affaires ?

La période de validité du visa d’affaires peut être de 30, 90, 180 ou 365 jours (voire plus dans certains cas). Cependant, même si votre visa d’affaires est valable pour 1 an, il vous permettra un séjour maximum de 90 jours dans un délai de 180 jours.

Le visa d’affaires peut compter une entrée, une double entrée ou plusieurs entrées. Le visa touristique, cependant, ne permet qu’une ou deux entrées.

Par exemple, si vous obtenez un visa d’affaires avec plusieurs entrées sur 6 mois, vous pourrez rester en Russie pour un maximum de 90 jours sur ces 6 mois. Si vous obtenez un visa d’affaires de 1 an à entrées multiples, vous pouvez rester en Russie 180 jours par an: 90 jours au premier semestre et 90 jours au second semestre. Vous devez bien comprendre que vous ne pouvez pas rester plus de 90 jours sans quitter le pays.

1.4. Où obtenir le visa d’affaires ?

Vous pouvez obtenir votre visa d’affaires de 2 façons:

• Aux consulats russes en France, payer des frais consulaires de 35 euros. L’inconvénient est que le processus ne peut être que face-à-face, vous devez avoir un rendez-vous préalable et les heures d’ouverture sont plus courtes.
  • Ambassade de la Fédération de Russie en France (Paris)
  • Consulat Général de Russie à Marseille
  • Consulat général de la Fédération de Russie à Strasbourg
• Dans les centres de visa russes, les agences autorisées par le consulat, avec des bureaux à Paris, Marseille et Strasbourg, et qui offrent un service plus large au public. L’inconvénient est qu’ils appliquent des frais de gestion de 26 euros qui s’ajoutent aux 35 euros de frais consulaires (au total, 61 euros).
  • Paris (VFS Global): http://www.vfsglobal.com/Russia/France/
  • Marseille et Strasbourg (VHS): http://www.france-vhs.com/

1.5. Combien cela coûte-t-il pour obtenir le visa ?

Le visa d’affaires est plus cher qu’un visa touristique. Le coût est divisé en trois volets:

• Frais consulaires: 35 euros (si vous traitez le visa dans les centres de visa russes, vous devez ajouter 26 euros de frais de gestion).
• Lettre d’invitation: obtenir une lettre d’invitation de trois mois d’une organisation russe auprès de l’agence iVisa coûte environ 66 euros et peut être obtenue en ligne en 5 minutes (j’expliquerai ci-dessous comment).
• Assurance voyage en Russie: avec Chapka Assurances, une assurance médicale de 3 mois coûte 149 euros.

Bref, un visa d’affaires pour la Russie de 3 mois et avec une double entrée, peut coûter environ 250 euros (la majeure partie de ce coût correspond à l’assurance maladie).

Si le visa est d’une durée de 1 an et qu’il comporte plusieurs entrées, le prix est plus élevé puisqu’il faut tenir compte du fait que la lettre d’invitation est plus chère et qu’il est obligatoire d’avoir une assurance pour 1 an.

1.6. Quand effectuer votre demande ?

Il est conseillé de démarrer la procédure bien à l’avance en cas d’événement imprévu. Au moins 45 jours à l’avance.

2. Étapes à suivre pour demander un visa d’affaires

Pour obtenir le visa d’affaires, il est essentiel de présenter la documentation suivante:

• Passeport. Vous devez présenter l’original, une copie ne conviendra pas.
• Lettre d’invitation commerciale. Plus tard, j’expliquerai les différents types de lettre et comment en obtenir une en quelques minutes.
• L’assurance assistance médicale. Elle doit couvrir la période de validité du visa, c’est-à-dire 1 mois, 3 mois, 6 mois ou 1 an, indépendamment du fait que la période de séjour effectif en Russie soit inférieure.
• Formulaire de demande de visa. Vous devez le remplir électroniquement, l’imprimer, le signer et y apposer une photo de format passeport.

Etape 1. Disposer d’un passeport en cours de validité

Pour demander le visa il est indispensable de disposer d’un passeport, lequel devra avoir une validité d’au moins 6 mois après la date de fin de votre voyage en Russie. De plus, le passeport doit comporter au moins deux pages contiguës en blanc. Ayez à l’esprit que vous devrez apporter votre passeport original car le visa sera collé sur celui-ci.

De plus, vous devrez fournir une photocopie de la page du passeport contenant vos informations personnelles (photo, signature et adresse).

Etape 2. Recevez une lettre d’invitation d’affaires en 5 minutes

Pour obtenir le visa d’affaires, il est obligatoire d’avoir une lettre d’invitation professionnelle, que vous pouvez obtenir de deux façons:

• Par l’intermédiaire de la société russe qui vous invite. Si vous avez des affaires en Russie, vous devriez contacter la compagnie avec laquelle vous allez entretenir des activités commerciales ou des négociations, afin que cette compagnie vous fasse obtenir une lettre d’invitation par la Direction Générale de l’Immigration du Ministère de l’Intérieur de Russie (abréviation GUVM et anciennement connu sous le nom de FMS). La société russe saura comment obtenir cette lettre d’invitation, qui peut être en format papier (nécessite un envoi) ou en format électronique.
• Vous-même, en achetant une lettre d’invitation. Il existe plusieurs agences à travers lesquelles il est possible d’acheter une lettre d’invitation professionnelle. Celles-ci peuvent être essentiellement de quatre types:
  • Une lettre d’invitation originale sur papier de la Direction générale de l’immigration. Le processus peut prendre entre 2 et 3 semaines et la lettre doit être envoyée par courrier. Cela peut coûter environ 100 euros plus les frais d’expédition.
  • Une invitation électronique avec un code barre qui vous sera envoyé par e-mail et qu’il vous suffira d’imprimer. Cela ne nécessite pas d’envoi par courrier. La procédure est un peu plus rapide, entre 1 et 2 semaines. Ce type d’invitation est plus cher, il coûte entre 120 et 150 euros.
  • Un code d’invitation électronique (appelé télex), qui est envoyé directement au consulat via lequel vous allez obtenir le visa. Indiquez simplement ce code dans le formulaire de demande de visa. Le processus prend entre 1 et 2 semaines, et coûte entre 160 et 200 euros.
  • Une invitation d’une organisation russe accréditée. C’est la meilleure option car elle peut être obtenue en 5 minutes en ligne et est moins chère que les précédentes. Ainsi, pour améliorer les relations commerciales entre la Russie et les pays de l’espace Schengen (y compris la France), les États-Unis, le Japon et la Chine, les organisations russes accréditées peuvent émettre des lettres d’invitation avec leur logo, sceau et signature de leur régime de visa simplifié. Par exemple, grâce à l’agence iVisa, il est possible d’obtenir une lettre d’invitation commerciale de 3 mois d’une agence russe agréée pour 66 euros en 5 minutes, prête à être téléchargé, imprimé en couleur et qu’il vous faudra présenter avec le reste de la documentation globale . Je vous explique comment l’obtenir:

1º. Remplissez le formulaire de demande de lettre d’invitation

Accédez au formulaire de candidature: http://russiable.fr/visa-support/ sélectionnez votre nationalité, la catégorie de visa (business) et le nombre d’entrées (une, deux ou plusieurs entrées).

• Entrez vos données personnelles, celles de votre lieu de travail et les villes dans lesquelles vous séjournerez
• Catégorie de visa: Visa d’affaires (business)
• Période du visa: 1 mois, 3 mois, 6 mois ou 1 an
• Type de visa: une entrée, double entrée ou multiple entrées (uniquement pour les invitations de 6 et 12 mois)
• Vous devez également scanner la première page de votre passeport (d’où proviennent vos informations personnelles et votre photo) et l’envoyer via le formulaire
• Si vous avez déjà un visa russe, vous devez également le scanner et l’envoyer

Remarque : Si vous ne travaillez pas pour quelqu’un d’autre, vous pouvez indiquer que vous êtes travailleur autonome ou autoentrepreneur et que vous travaillez en tant que commercial

2º. Confirmation des données

Vérifiez que les données sont correctes. Sinon, corrigez les données incorrectes:

3º. Paiement

Vous pouvez effectuer le paiement par PayPal ou par carte bancaire:

4º. Téléchargez et imprimez la lettre d’invitation

Une fois le paiement effectué, vous pouvez télécharger l’invitation en format électronique et elle sera prête à être imprimée en couleur.

Les données dont vous avez besoin sur cette lettre d’invitation pour remplir le formulaire sont les quatre suivantes (je les ai marquées en rouge dans la lettre d’invitation):

• Invitation number: 0S0010XXX (J’omets les trois derniers chiffres pour la vie privée). Cette numérotation est différente dans chaque lettre d’invitation
• Name of inviting organization: OSTWEST.COM LLC
• TIN (Tax Identification Number): 7842467800
• Address: Hersonskaya Str., bld. 1/7 A, St Petersburg, Russia, 191024

L’exemple ci-dessus est une lettre d’invitation qui comprend une période d’un an: du 07/05/2018 au 06/05/2019. C’est la période que vous devez indiquer dans le formulaire de demande (cela peut être 1 mois, 3 mois, 6 mois, 1 an, etc.). J’ai supprimé les données personnelles et professionnelles qui apparaissent dans la lettre d’invitation pour plus de confidentialité.

Dans tous les cas, iVisa vous enverra un e-mail après l’achat de la lettre d’invitation dans lequel vous recevrez toutes les informations dont vous avez besoin pour remplir le formulaire de demande de visa:

Remarque : Dans les consulats de France il suffit d’imprimer cette lettre d’invitation en couleur, mais dans certains consulats du reste du monde il est possible qu’ils demandent aussi l’original, que vous devez demander à iVisa pour qu’ils l’envoient à votre adresse (le coût de l’expédition est de 30 dollars).

Etape 3. Assurance d’assistance sanitaire de voyage qui couvre la période prévue de séjour en Russie

Pour tous les étrangers citoyens de la zone Schengen (France inclue) la présentation d’une assurance de voyage valide couvrant les éventuels coût de rapatriement pour raisons médicales, prise en charge médicale en cas d’urgence ou hospitalisation en cas d’urgence est obligatoire. Cette assurance doit être valide pour toute la période de séjour sur le territoire russe. Le montant d’indemnisation minimum est de 30 000 euros.

Cette police d’assurance peut être contractée auprès d’une compagnie d’assurance française qui dispose d’une couverture en Russie.

J’ai contracté des assurances de voyages avec différentes compagnies et l’option qui me plait le plus pour son prix, sa couverture et la simplicité pour contracter en ligne est celle proposée par le compagnie d’assurance Chapka Assurances, spécialisée en assurances de voyage.

Chapka Assurances permet de commander un contrat en ligne de manière facile et rapide en quelques étapes, et vous permettra de disposer de votre assurance immédiatement sous format électronique imprimable. Une assurance de voyage pour la Russie pour un voyage de 3 mois coute 149 euros.

Pour contracter l’assurance vous pouvez accéder à cette page et fournir les informations demandées pour obtenir un prix :

Une fois le formulaire rempli avec les informations de votre voyage, vous obtiendrez un prix pour votre assurance de voyage :

Ensuite vous devrez renseigner vos informations personnelles. Finalement, pour réaliser le payement en ligne vous devrez entre vos données de carte bancaire. Une fois le payement effectué, vous pourrez télécharger et imprimer votre police d’assurance pour l’ajouter à la documentation pour votre demande de visa.

Note importante. L’attestation originale d’assurance santé est aussi obligatoire pour obtenir votre visa. Comment faire sa demande d’attestation ?

• Vous souscrivez directement en ligne votre contrat d’assurance, vous recevez votre contrat plus l’attestation immédiatement par mail.
• Vous envoyez un mail info@chapka.fr et faite une demande d’attestation originale pour la Russie
• Chapka Assurances vous la ferons parvenir par courrier au plus tard le lendemain du jour de la souscription

Etape 4. Remplir le formulaire de demande de visa

Une fois que vous êtes en possession de toutes les informations sur les dates, entrées et sorties et disposez d’un passeport en vigueur, une assurance et une carte d’invitation, vous pouvez remplir le formulaire de demande de visa. Ce formulaire, vous pouvez le remplir en ligne en vous connectant en vous rendant sur ce lien :

• https://visa.kdmid.ru/PetitionChoice.aspx

Le formulaire est rempli de la même manière que le formulaire de demande de visa de tourisme. Je ne répéterai donc pas toutes les étapes de cet article, bien que je signale les petites différences qui doivent être prises en compte:

1º. Détails du type de visa

En ce qui concerne le type de visa, les champs suivants du formulaire de demande doivent être pris en compte :

• Purpose of visit (section): BUSINESS VISITS
• Purpose of visit: BUSINESS
• Visa category and type: COMMON BUSINESS
• Number of entries: Nombre d’entrées selon la lettre d’invitation, qui peut être une (single), deux (double) ou multiple.
• Date of  entry into Russia / Date of exit from Russia: comme spécifié dans votre lettre d’invitation, qui peut être une période de 1 mois, 3 mois (comme dans l’exemple ci-dessous), 6 mois ou 1 an.

2º. Détails de l’entité qui vous invite

Si vous utilisez la lettre d’invitation de l’agence iVisa, vous devrez remplir les champs suivants:

• Which institution are you going to visit? Organization
• Name of organization: OSTWEST.COM LLC
• Address: Hersonskaya Str., bld. 1/7 A, St Petersburg, Russia, 191024
• TIN (Tax Identification Number): 7842467800
• Invitation number: 0S0010XXX (Chaque lettre d’invitation a un numéro différent)

3º. Données de votre travail

Vous devez indiquer à nouveau les données de votre travail et qui apparaissent également dans votre lettre d’invitation. Nom de l’entreprise, poste, adresse, téléphone et e-mail de l’entreprise.

Etape 5. Apporter toute la documentation au centre de Visas Russes (ou au bureau consulaire)

Une fois que vous avez toute la documentation, la dernière étape sera de l’apporter au bureau correspondant selon votre lieu de résidence. Que vous le fassiez auprès du consulat ou auprès du centre de visas russes vous devrez demander un rendez-vous  sur le site internet:

• Paris: http://www.vfsglobal.com/Russia/France/Schedule-an-Appointment.html (Il est pas obligatoire de prendre rendez-vous)
• Marseille et Strasbourg: http://www.france-vhs.com/booking/record/?domain=33&language=76 ou en appelant au +33 (0)1 71 93 96 96

Vous avez aussi la possibilité de réaliser la demande à distance à travers le service de messagerie du centre de visas russes (actuellement seulement pour le retour du passeport avec le visa à votre domicile) :

• Paris: http://www.vfsglobal.com/Russia/France/additional-services.html
• Marseille et Strasbourg: http://www.france-vhs.com/page/1228?domain=33&language=76

J’espère que cet article vous a aidé à obtenir votre visa d’affaires pour la Russie plus facilement et économiquement